Matriz de excelencia, una herramienta de gestión vigente
En tiempos donde la competitividad global es parte de los parámetros que una compañía debe monitorear, se ha hecho imperativo el uso de una matriz de excelencia, una herramientas de gestión vigente, ya que esta permite enfocar los recursos y establecer parámetros para que las organizaciones estructuren planes de acción efectivos, un ejemplo es la norma que la mayoría de las organizaciones toman como base para sus Sistemas de Gestión de la Calidad. Este acuerdo internacional centra todos los elementos de la gestión, con los que una organización debe contar como mínimo, para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. Estar certificado ya no es una estrategia de diferenciación pero sí un requisito de calificación, que muchas compañías usan en sus procesos de selección de proveedores.
A diferencia de los procesos misionales de las compañías, en muchas organizaciones modernas el departamento de mantenimiento cumple una función de soporte, resultado de ver el mantenimiento como un gasto, no como una inversión; de ahí que el presupuesto esté en el OPEX (gasto operativo); esto lo hace muy susceptible en tiempo de crisis y casi como regla general es uno de los primeros ítems, que el área financiera solicita optimizar. Esta frase puede sonar familiar: “ingeniero tenemos que reducir el presupuesto en un 20% pero, no podemos bajar la producción”, por eso los responsables de mantener los activos de una compañía, deben mostrar de forma contundente los resultados; en este escenario, es importante “quitarse el casco de ingeniero y ponerse el sombrero de gerente”, en una junta directiva presentar un indicador como la confiabilidad de la planta, con un resultado del 95%, no tendrá sentido si no se muestran cuánto dinero ahorró la empresa con la estrategia utilizada, para lograr ese resultado.
Un primer paso para transformar el departamento de mantenimiento en un pilar que impulse la sostenibilidad del negocio, es identificar las debilidades y fortalezas; debemos recordar que no es viable mejorar lo que no se mide, es así como en la década del 90 surgió una herramienta de benchmarking denominada matriz de la excelencia, que es un modelo de gerenciamiento que permite identificar el grado de madurez de una organización, esta metodología se describe en el libro “UPTIME, Estrategias para la excelencia en la gestión del mantenimiento” de John Dixon Campbell, a quien se le atribuye ser el precursor de esta herramienta.
Gráfica 1. Nivel de madurez establecido en el Modelo.
El modelo busca establecer un puntaje entre (0–100) para determinar el nivel de madurez de la compañía; este puntaje es el resultado de la evaluación de las diez áreas de desempeño establecidas, Estrategia de mantenimiento, Administración y organización, planeación y programación, técnicas de mantenimiento, Indicadores de desempeño, tecnología de la información y su uso, involucramiento de los empleados, análisis de confiabilidad, análisis de procesos e información sobre infraestructura y equipos, el resultado de esta auditoría mide la gestión desde mantenimiento y cómo se relaciona con las demás áreas de la organización.
El resultado obtenido, establece el punto de partida necesario para mejorar cada una de las áreas de desempeño evaluadas, se debe aclarar que el puntaje final de la auditoría, es la suma de los puntos obtenidos en cada área, es así como una empresa que se ubica en un nivel consciente, puede tener algunas de sus áreas de desempeño en un nivel superior o por debajo del nivel de la organización, esta característica de la herramienta, hace posible que el plan de acción presentado, este alineado con los objetivos que cada área; esto se puede analizar en la Gráfica.2 (Resultado real de una auditoría)
Gráfica 2. Resultados de la evaluación de la Compañía Biocombustibles.
La gráfica recomendada para presentar los resultados es un tipo telaraña. En cada arista se encuentran las diez áreas, que tienen un puntaje máximo de 10 puntos.
El objetivo de la evaluación, es generar un plan de acción acorde al desempeño esperado para cada área, en la gráfica 2. podemos observar, que en el área de tecnología de la información y su uso, no se está proyectando ningún tipo de mejoramiento para el segundo año, esto se debe a que la organización planteó como objetivo, contar con un CMMS (Computerized Maintenance Management System), bien parametrizado que sea usado de forma adecuada y entregue los indicadores según lo acordado con la dirección. El siguiente paso para subir el puntaje de esta área específica es la implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning), que sería una solución integral y que permitiría llegar a un estándar de clase mundo, pero a un costo que la organización no estarían dispuesta a invertir, por temas operativos, como su tamaño y forma de operar; por eso es importante establecer en la evaluación inicial la meta que se quiere alcanzar en cada área y con esto se establecen planes de acción acordes a los objetivos estratégicos y de la empresa.
Como recomendación final, ya sea en el rol de consultor o cliente debemos ser muy concretos y plantear objetivos alineados a las necesidades de la organización, pretender que una compañía tenga estándares de clase mundial en todas sus áreas, puede ser una decisión que vaya en contravía de los principios de sostenibilidad del negocio.
Si desea ampliar la información suministrada en este documento sobre este tema en particular o desea conocer más de estrategias de mantenimiento, confiabilidad y gestión de activos, no dude en contactarnos.