OBJETIVO:
Establecer los parámetros para el uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales necesarios para desarrollar el objeto social de la empresa.
ALCANCE:
Esta política aplica para todos los titulares de información personal que sea utilizada o se encuentre en las bases de datos de INEMEC, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales del titular, por si misma o en asocio con otras personas (naturales o jurídicas).
LEGISLACIÓN APLICABLE:
1) Constitución Política de Colombia, artículo 15
2) Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales)
3) Decreto Reglamentario 1377 de 2013
OBLIGACIONES DEL ENCARGADO Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN INEMEC:
Esta política de tratamiento de datos personales es de obligatorio cumplimiento para INEMEC en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, así como de todos los terceros que eventualmente y bajo autorización expresa actúen en nombre de INEMEC, o que, sin actuar en su nombre, traten datos personales por disposición de ésta en calidad de encargados.
Tanto el responsable como los encargados, entendiéndose, por tales, empleados, contratistas y terceros, deben observar y respetar esta política en el cumplimiento de sus funciones y actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. A la par, por expresa disposición legal se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL ENCARGADO Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS:
1. El responsable del tratamiento: INEMEC, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT. 804.003.084-9, con domicilio principal en la Carrera 21 No. 72 – 46 de la ciudad de Barrancabermeja, correo electrónico info@inemec.com, teléfonos: (+57) 611 4594 – Fax (+57) 611 4594 Ext 102 Barrancabermeja / Santander – Colombia, Carrera 15 No. 100 – 43 oficina 204 Edificio avenida 15 / Teléfonos: (+57) 746 4625 de Bogotá D.C. Colombia
2. Encargados del tratamiento: El Encargado del Tratamiento se obliga asegurarse el conocimiento y adecuado cumplimiento de las obligaciones que le corresponden en virtud de la normatividad vigente en materia de protección de datos por parte de sus empleados, colaboradores, tanto externos como internos, y subcontratados. En otras palabras, los encargados internos son empleados de INEMEC, mientras que los externos, son personas naturales o jurídicas que tratan datos que INEMEC les suministra para la realización de una actividad, tarea, labor particular asignada (proveedores, consultores, contratistas, empresas de Outsourcing, entre otros).
En todo caso INEMEC implementará las medidas técnicas, jurídicas y organizativas que garanticen que la información de carácter personal cedida cumpla con el principio de seguridad, circulación y acceso restringido, veracidad y calidad de los datos, así como todos los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la adicionen, modifiquen, reglamenten o complementen.
RESPECTO AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GRUPOS DE INTERES DE ESPECIAL PROTECCIÓN:
INEMEC articulando sus procedimientos a la normatividad vigente, dispone que los datos personales que sean recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo con la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento.
1. Tratamientos de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes:
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que no sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su tratamiento (ley 1098 de 2006):
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Cumplidos los anteriores requisitos, INEMEC solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante legal del niño, niña o adolescente.
2. Tratamiento de datos sensibles:
INEMEC cumplirá sin restricción alguna las limitaciones legales dispuestas para el tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales o apoderados deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento, INEMEC adoptará las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS:
a) Conocer, actualizar y rectificar en cualquier momento sus datos personales frente al responsables del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la normatividad vigente.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.
c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la autoridad de protección de datos personales de Colombia quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución.
f) La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
g) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales:
(i) al menos una vez cada mes calendario y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la información que lo motiven a hacer nuevas consultas.
Ahora bien, respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales contenidos en las bases de datos de INEMEC, se garantiza lo siguiente:
- Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que se consideren pertinentes y seguros.
- Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad.
- Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.
Independientemente del mecanismo implementado por INEMEC para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha del recibo de la solicitud.
En dado caso en que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones o motivos por los cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen, supriman o deroguen), en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular la solicitará a más tardar al momento de la recolección de la información.
La autorización deberá ser expresa e informada al titular en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
La información personal que es tratada en INEMEC tendrá, entre otras, las siguientes finalidades, según cada grupo de interés:
1. Clientes: contractuales, precontractuales, comerciales, comunicación, estudios de mercado, procesamiento, investigación, capacitación, acreditación, consolidación, organización, actualización, reporte, estadística, atención, tramitación, y todas aquellas informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los clientes con INEMEC.
2. Empleados y/o beneficiarios: relacionamiento contractual, precontractuales, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, procesamiento, investigación, seguridad industrial, capacitación, autorización, reporte, estadística, planeación, mejora, análisis, tramitación, defensa jurídica y gestión de las actuaciones, y todas aquellas informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los empleados y sus familiares con INEMEC.
3. Contratistas y sus empleados: contractuales, precontractuales, comunicación, registro, consolidación, organización, actualización, tramitación, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, capacitación, interacción, asignación, defensa jurídica y gestión de las actuaciones, y todas aquellas informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los contratistas y sus empleados con INEMEC.
ÁREA COMPETENTE PARA EJERCER DERECHOS POR PARTE DEL TITULAR:
Clientes: La dirección administrativa es la dependencia ante la cual los titulares que hacen parte de este grupo de interés podrán elevar sus solicitudes para que INEMEC, como responsable, adelante las acciones necesarias para ejercicio de los derechos del titular.
De conformidad con el objeto de esta política, los derechos del titular referentes a sus datos personales no públicos son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a INEMEC para continuar con el tratamiento directamente).
La dirección administrativa brindará atención personalizada para la recepción de las solicitudes de los titulares; de la misma forma, podrá dirigir sus inquietudes y solicitudes en ejercicio de sus derechos en general al siguiente correo electrónico: directoradministrativo@inemec.com.
PROCEDIMIENTO TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES:
INEMEC indica el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos del titular.
1. Por medio de escrito radicado en cualquiera en la dirección administrativa de INEMEC o a través del correo electrónico directoradministrativo@inemec.com suministre como mínimo la siguiente información:
a) Nombre completo y apellidos.
b)Datos de contacto (dirección de residencia, correo electrónico, número telefónico de contacto).
c) Medios para recibir respuesta a su solicitud.
d) Hecho(s) o circunstancia(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
f) Firma (si aplica) y número de identificación.
2. Si la solicitud no es presentada directamente por el titular sino por un tercero, anexar copia del documento de identidad tanto del titular como del tercero y acreditar la calidad en la que actúa dicho tercero. (Apoderado, causahabiente, curador, etc.).
3. Anexar los documentos con los cuales respalde o sustente la solicitud y/o vulneración de sus derechos.
4. Radicar su solicitud junto con los anexos requeridos y verifique entrega de copia del radicado.
a) Empleados y/o beneficiarios: La dirección administrativa será la dependencia ante la cual los titulares que hacen parte de este grupo de interés podrán elevar sus solicitudes para que INEMEC, como responsable, para que adelante las acciones necesarias para el ejercicio de los derechos del titular.
De conformidad con el objeto de esta política, los derechos del titular referentes a sus datos personales no públicos son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a INEMEC para continuar con el tratamiento directamente).
Para dirigir sus inquietudes y solicitudes en ejercicio de sus derechos en general podrá utilizar el siguiente correo electrónico: directoradministrativo@inemec.com.
PROCEDIMIENTO PARA EMPRESAS CONTRATISTAS:
INEMEC indica el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos del titular.
1. Por medio de escrito radicado en cualquiera en la dirección administrativa de INEMEC o a través del correo electrónico directoradministrativo@inemec.com suministre como mínimo la siguiente información:
a) Nombre completo y apellidos.
b)Datos de contacto (dirección de residencia, correo electrónico, número telefónico de contacto).
c) Medios para recibir respuesta a su solicitud.
d) Hecho(s) o circunstancia(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
e) Firma (si aplica) y número de identificación.
2. Si la solicitud no es presentada directamente por el titular sino por un tercero, anexar copia del documento de identidad tanto del titular como del tercero y acreditar la calidad en la que actúa dicho tercero. (Apoderado, causahabiente, curador, etc.).
3. Anexar los documentos con los cuales respalde o sustente la solicitud y/o vulneración de sus derechos.
4. Radicar su solicitud junto con los anexos requeridos y verifique entrega de copia del radicado.
a) Contratistas y sus empleados: La dirección administrativa será la dependencia ante la cual los titulares que hacen parte de este grupo de interés podrán elevar sus solicitudes para que INEMEC, como responsable, para que adelante las acciones necesarias para el ejercicio de los derechos del titular.
De conformidad con el objeto de esta política, los derechos del titular referentes a sus datos personales no públicos son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a INEMEC para continuar con el tratamiento directamente).
Para dirigir sus inquietudes y solicitudes en ejercicio de sus derechos en general podrá utilizar el siguiente correo electrónico: directoradministrativo@inemec.com.
PROCEDIMIENTO PARA INTERPONER UN RECLAMO:
INEMEC indica el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos del titular. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. Por medio de escrito radicado en cualquiera en la dirección administrativa de INEMEC o a través del correo electrónico directoradministrativo@inemec.com suministre como mínimo la siguiente información:
a) Nombre completo y apellidos.
b) Datos de contacto (dirección de residencia, correo electrónico, número telefónico de contacto).
c) Medios para recibir respuesta a su solicitud.
d) Hecho(s) o circunstancia(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
e) Firma (si aplica) y número de identificación.
Si la solicitud no es presentada directamente por el titular sino por un tercero, anexar copia del documento de identidad tanto del titular como del tercero y acreditar la calidad en la que actúa dicho tercero. (Apoderado, causahabiente, curador, etc.).
Anexar los documentos con los cuales respalde o sustente la solicitud y/o vulneración de sus derechos.
Radicar su solicitud junto con los anexos requeridos y verifique entrega de copia del radicado.
El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de haber recibido el reclamo y éste no sea competencia de INEMEC, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará de la situación al interesado.
Una vez INEMEC haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, La Institución informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En atención a lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012 el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
En virtud de lo anterior, una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de INEMEC, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.
En caso INEMEC en desarrollo de sus actividades comerciales, como pueden ser las relaciones comerciales internacional que implican la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, se regirá por las siguientes condiciones:
La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC.
Para tal efecto, se considerará una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.
De igual forma, INEMEC deberá obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes de Confidencialidad.
La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de INEMEC, estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por La Institución como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.
INEMEC no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley 1581 de 2012 o en el decreto reglamentario 1377 de 2013 (o en su defecto las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
VIGENCIA:
La presente política para el tratamiento de datos personales rige a partir del 1 de enero de 2013. Las bases de datos en las que reposan los datos personales tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos.